Datenschutz in der Garage – Tipps
Legen Sie noch vor den Sommerferien los!
20. Juni 2023 agvs-upsa.ch – Derzeit sind zahlreiche Betriebe, Vereine und Behörden daran, die Anforderungen des neuen Datenschutzgesetzes ab 1. September zu erfüllen. Wir haben bei Garagen nachgefragt, welche Herausforderungen es zu meistern gilt. Schauen Sie auch das Video dazu.
Nach sechs Jahren Vorbereitung tritt das neue Datenschutzgesetz am 1. September 2023 in Kraft – und es bedeutet für Garagisten einiges an Herausforderung. Foto: Shutterstock, VBS
srh. Unter diesem Titel könnte man sich eine spannende Netflix-Serie vorstellen: «Law and Lunch». Also Diskussionen über spannende Rechtsfälle während des Mittagessens? Ganz so prickelnd sei es nicht, erklärt Thomas Grundmann, Leiter Unternehmensentwicklung bei der Franz AG. Er ist bei dem Unternehmen mit sechs Garagenstandorten und 230 Mitarbeitenden für die Umsetzung des ab 1. September 2023 geltenden neuen Datenschutzgesetzes zuständig. «Bei diesen Treffen wird auch eine gewisse Angst geschürt, und es geistert die Zahl von 250000 Franken Busse herum», erzählt er.
Angst sei aber ein schlechter Ratgeber, so Grundmann. «Ich selbst habe mehrere Kurse wie etwa das AGVS-Webinar zum Thema besucht und mir wurde schnell klar: Wenn es Fachleute gibt, die uns entlasten können und Rechtssicherheit bieten, werden wir das in Anspruch nehmen.» Ähnlich argumentiert Ralph Helbling von der Helbling Garage in Rapperswil-Jona SG: «Wir haben weder die Kapazität noch die Kompetenz, um die Herausforderung Datenschutzgesetz intern zu lösen.» Zudem gilt für beide, wie es Helbling sagt: «Wir wollen es richtig machen, um auf der sicheren Seite zu sein.»
Ralph Helbling, Garage Helbling AG. Foto: Garage Helbling
Deutlich höhere Strafandrohungen
Das neue Datenschutzgesetz bringt einige Veränderungen mit sich. Nicht überraschend, stammt das aktuelle Gesetz doch quasi aus der digitalen Steinzeit des Jahres 1992. «Man muss wissen, was alles im Gesetzestext steht», sagt Grundmann. «Dabei wird deutlich, dass das Strafrechtsthema deutlich verschärft wurde.» Es gehe nicht nur um die potenziell sehr hohe Busse, die auf die natürliche Person und nicht etwa das Unternehmen abgewälzt werde. «Wir sind im Strafrechtsbereich», führt Grundmann aus. «Das bedeutet bei einer Verurteilung: Die betroffene Person ist vorbestraft!» Soweit das Säbelrasseln möglicher juristischer Konsequenzen. Inhaltlich heisst das für Garagen: «Wir müssen sicherstellen, dass im ganzen Unternehmen mit allen Daten sauber und tagesaktuell gearbeitet wird.» Das gilt nicht nur für die digitale Ablage. Grundmann: «Wenn beispielsweise ein Verkäufer ein Dossier oder einen Leasingvertrag offen am Arbeitsplatz liegen lässt, ist das ein mutmasslicher Verstoss.»
Sowohl Grundmann als auch Helbling haben sich an die spezialisierte Firma Impunix gewandt. Auch der AGVS griff bei der internen Umsetzung auf das Unternehmen von Volker Dohr zurück. «Es lohnt sich für Betriebe jeder Grösse, sich mit einem Fachmann hinzusetzen und die Ist-Analyse zu machen», ist Grundmann überzeugt. «Welche Daten verwende ich wie? Wo setze ich diese ein und wo lege ich sie ab? Wohin werden die Daten übermittelt? Und brauche ich diese Daten wirklich noch?», listet er zentrale Fragen auf. So werden konkrete Handlungsfelder aufgezeigt, die in Angriff zu nehmen sind.
Thomas Grundmann, Franz AG. Foto: Franz AG
Die Umsetzung jetzt anstreben
Diese Umsetzung braucht Zeit – und die Uhr tickt. «Es wird keine Grauzone und Übergangsphase geben», betont Thomas Grundmann. «Das Gesetz ist seit sechs Jahren in Vorbereitung, also dürfte Überraschung ab dem September ein schlechtes Argument sein, sich zu verteidigen», mahnt er. Er rät Betrieben, die die Umsetzung bisher vor sich hergeschoben haben, sie noch vor den Sommerferien in Angriff zu nehmen. «Die Zeit danach ist knapp und die Fachleute haben unter Umständen auch keine freien Kapazitäten mehr», so Grundmann. Wichtig sei neben der formalen Umsetzung auch die Schulung der Mitarbeitenden im eigenen Betrieb. «Das saubere Aufgleisen alleine erspart nicht die Verantwortung im alltäglichen Umgang mit Daten», erklärt Grundmann. «Schulung, Information und Sensibilisierung sind wichtig. Wenn die Mitarbeitenden den Hintergrund kennen, steigert dies das Verständnis und die Akzeptanz.» Die Garage Helbling investiert beispielsweise in Online-Schulungen; Thomas Grundmann ergänzt dies mit Besuchen vor Ort an den einzelnen Standorten.
Dank der Zusammenarbeit mit externen Experten blicken Ralph Helbling und Thomas Grundmann dem 1. September 2023 entspannt entgegen. «Ich will keine Busse riskieren und gleichzeitig möglichst wenig damit zu tun haben, weil es komplex und sehr aufwendig ist. Impunix prüft und zertifiziert uns – das gibt mir Sicherheit», sagt Helbling. «Wir nahmen uns vor, den Prozess sechs Monate vor Inkrafttreten zu starten, damit wir am 1. September konform sind und sauber mit den Daten arbeiten», erklärt Grundmann. Beide Betriebe stehen kurz vor Abschluss der Zertifizierung. So komplex das neue Datenschutzgesetz am Horizont erscheinen mag, so sehr vertraut Grundmann auch auf die Power im Autogewerbe: «Wir haben in den letzten drei Jahren gelernt, mit neuen Themen umzugehen – und auch das werden wir hinkriegen.»
Nach sechs Jahren Vorbereitung tritt das neue Datenschutzgesetz am 1. September 2023 in Kraft – und es bedeutet für Garagisten einiges an Herausforderung. Foto: Shutterstock, VBS
srh. Unter diesem Titel könnte man sich eine spannende Netflix-Serie vorstellen: «Law and Lunch». Also Diskussionen über spannende Rechtsfälle während des Mittagessens? Ganz so prickelnd sei es nicht, erklärt Thomas Grundmann, Leiter Unternehmensentwicklung bei der Franz AG. Er ist bei dem Unternehmen mit sechs Garagenstandorten und 230 Mitarbeitenden für die Umsetzung des ab 1. September 2023 geltenden neuen Datenschutzgesetzes zuständig. «Bei diesen Treffen wird auch eine gewisse Angst geschürt, und es geistert die Zahl von 250000 Franken Busse herum», erzählt er.
Angst sei aber ein schlechter Ratgeber, so Grundmann. «Ich selbst habe mehrere Kurse wie etwa das AGVS-Webinar zum Thema besucht und mir wurde schnell klar: Wenn es Fachleute gibt, die uns entlasten können und Rechtssicherheit bieten, werden wir das in Anspruch nehmen.» Ähnlich argumentiert Ralph Helbling von der Helbling Garage in Rapperswil-Jona SG: «Wir haben weder die Kapazität noch die Kompetenz, um die Herausforderung Datenschutzgesetz intern zu lösen.» Zudem gilt für beide, wie es Helbling sagt: «Wir wollen es richtig machen, um auf der sicheren Seite zu sein.»
Ralph Helbling, Garage Helbling AG. Foto: Garage Helbling
Deutlich höhere Strafandrohungen
Das neue Datenschutzgesetz bringt einige Veränderungen mit sich. Nicht überraschend, stammt das aktuelle Gesetz doch quasi aus der digitalen Steinzeit des Jahres 1992. «Man muss wissen, was alles im Gesetzestext steht», sagt Grundmann. «Dabei wird deutlich, dass das Strafrechtsthema deutlich verschärft wurde.» Es gehe nicht nur um die potenziell sehr hohe Busse, die auf die natürliche Person und nicht etwa das Unternehmen abgewälzt werde. «Wir sind im Strafrechtsbereich», führt Grundmann aus. «Das bedeutet bei einer Verurteilung: Die betroffene Person ist vorbestraft!» Soweit das Säbelrasseln möglicher juristischer Konsequenzen. Inhaltlich heisst das für Garagen: «Wir müssen sicherstellen, dass im ganzen Unternehmen mit allen Daten sauber und tagesaktuell gearbeitet wird.» Das gilt nicht nur für die digitale Ablage. Grundmann: «Wenn beispielsweise ein Verkäufer ein Dossier oder einen Leasingvertrag offen am Arbeitsplatz liegen lässt, ist das ein mutmasslicher Verstoss.»
Sowohl Grundmann als auch Helbling haben sich an die spezialisierte Firma Impunix gewandt. Auch der AGVS griff bei der internen Umsetzung auf das Unternehmen von Volker Dohr zurück. «Es lohnt sich für Betriebe jeder Grösse, sich mit einem Fachmann hinzusetzen und die Ist-Analyse zu machen», ist Grundmann überzeugt. «Welche Daten verwende ich wie? Wo setze ich diese ein und wo lege ich sie ab? Wohin werden die Daten übermittelt? Und brauche ich diese Daten wirklich noch?», listet er zentrale Fragen auf. So werden konkrete Handlungsfelder aufgezeigt, die in Angriff zu nehmen sind.
Thomas Grundmann, Franz AG. Foto: Franz AG
Die Umsetzung jetzt anstreben
Diese Umsetzung braucht Zeit – und die Uhr tickt. «Es wird keine Grauzone und Übergangsphase geben», betont Thomas Grundmann. «Das Gesetz ist seit sechs Jahren in Vorbereitung, also dürfte Überraschung ab dem September ein schlechtes Argument sein, sich zu verteidigen», mahnt er. Er rät Betrieben, die die Umsetzung bisher vor sich hergeschoben haben, sie noch vor den Sommerferien in Angriff zu nehmen. «Die Zeit danach ist knapp und die Fachleute haben unter Umständen auch keine freien Kapazitäten mehr», so Grundmann. Wichtig sei neben der formalen Umsetzung auch die Schulung der Mitarbeitenden im eigenen Betrieb. «Das saubere Aufgleisen alleine erspart nicht die Verantwortung im alltäglichen Umgang mit Daten», erklärt Grundmann. «Schulung, Information und Sensibilisierung sind wichtig. Wenn die Mitarbeitenden den Hintergrund kennen, steigert dies das Verständnis und die Akzeptanz.» Die Garage Helbling investiert beispielsweise in Online-Schulungen; Thomas Grundmann ergänzt dies mit Besuchen vor Ort an den einzelnen Standorten.
Dank der Zusammenarbeit mit externen Experten blicken Ralph Helbling und Thomas Grundmann dem 1. September 2023 entspannt entgegen. «Ich will keine Busse riskieren und gleichzeitig möglichst wenig damit zu tun haben, weil es komplex und sehr aufwendig ist. Impunix prüft und zertifiziert uns – das gibt mir Sicherheit», sagt Helbling. «Wir nahmen uns vor, den Prozess sechs Monate vor Inkrafttreten zu starten, damit wir am 1. September konform sind und sauber mit den Daten arbeiten», erklärt Grundmann. Beide Betriebe stehen kurz vor Abschluss der Zertifizierung. So komplex das neue Datenschutzgesetz am Horizont erscheinen mag, so sehr vertraut Grundmann auch auf die Power im Autogewerbe: «Wir haben in den letzten drei Jahren gelernt, mit neuen Themen umzugehen – und auch das werden wir hinkriegen.»
Garagisten fragen Garagisten
Ralph Helbling gehörte zu den ersten Garagisten, die die Zusammenarbeit mit Impunix starteten. Entsprechend erkundigten sich zahlreiche Kollegen bei ihm. Für AUTOINSIDE hat Helbling die meistgestellten Fragen und seine Antworten an die Kollegen zusammengetragen.
Ich habe dich auf der Website bei Impunix gesehen. Weshalb machst du das nicht selbst? Hast du das Gefühl, dass es für die Umsetzung des Datenschutzgesetzes externe Hilfe braucht?
Ich frage dann zurück: Habt ihr wirklich das Gefühl, das könnt ihr selbst? Ich habe unternehmerisch gar nicht die Zeit, mich intensiv mit dem Thema zu beschäftigen. Und wenn ich es selbst mache, mache ich es vermutlich am Ende auch falsch. Deshalb ist es effizienter, wenn ich eine Firma beiziehe, die das entsprechende Know-how hat. Ich will, dass mein Betrieb sicher dasteht und alles gemacht wurde, was gemacht werden muss. Eine externe Analyse hat überdies den Vorteil, dass wir unsere eigenen Arbeitsabläufe hinterfragen und optimieren konnten. Ausserdem übernahm in unserem Fall die Firma Impunix die Schulung der Mitarbeitenden. Andernfalls hätte ich das machen müssen, aber wir Garagisten sind keine Rechtsgelehrten und haben andere Fähigkeiten.
Wir setzen das um, was wir von den Importeuren erhalten haben? Reicht das nicht?
Das ist nicht einmal der Anfang. Es geht viel weiter, als bei der Ablieferung dem Kunden ein Schreiben auszuhändigen, das einem der Importeur zum Thema Datenschutz überreicht hat. Dieses Schreiben schützt einzig den Importeur gegenüber dem Endkunden. Aber wir müssen den Datenschutz in unserem eigenen Betrieb sicherstellen. Vielen ist gar nicht bewusst, was das überhaupt bedeutet. Deshalb ist es gut, dass derzeit intensiv auf die Herausforderung aufmerksam gemacht wird. Abwarten ist definitiv die falsche Vorgehensweise. Irgendwann haben die Fachleute keine Kapazität mehr. Und wenn es zu einer Anzeige kommt, ist es sowieso zu spät.
Ist es nicht es sehr teuer, wenn ich mir einen Rechtsexperten leiste?
Nutzt die Chance, solange es noch eine Preisermässigung gibt. Vor allem aber ist es immer noch viel günstiger, als später eine Busse bezahlen zu müssen. Natürlich ist es viel Geld, aber es ist aus meiner Sicht sehr sinnvoll investiertes Geld. Eigentlich ist es ähnlich wie mit Kunden, die zu uns kommen und schon selbst am Auto herumgeschraubt haben. Das mögen wir auch nicht besonders, und es bedeutet nicht selten sogar einen grösseren Aufwand. Ähnlich ist es mit dem Datenschutz: Lieber direkt zum Spezialisten.
Würdest du mir den Gang zum Spezialisten empfehlen?
Ja, unbedingt: Erstens haben Volker Dohr und Impunix eine Empfehlung des AGVS und sie sind zweitens sowohl mit der Branche als auch mit dem Thema Datenschutz bestens vertraut. Sie garantieren mir, dass ich vor Bussen geschützt sein werde. Und ich kann mich auf die Unternehmensführung konzentrieren.
Ralph Helbling gehörte zu den ersten Garagisten, die die Zusammenarbeit mit Impunix starteten. Entsprechend erkundigten sich zahlreiche Kollegen bei ihm. Für AUTOINSIDE hat Helbling die meistgestellten Fragen und seine Antworten an die Kollegen zusammengetragen.
Ich habe dich auf der Website bei Impunix gesehen. Weshalb machst du das nicht selbst? Hast du das Gefühl, dass es für die Umsetzung des Datenschutzgesetzes externe Hilfe braucht?
Ich frage dann zurück: Habt ihr wirklich das Gefühl, das könnt ihr selbst? Ich habe unternehmerisch gar nicht die Zeit, mich intensiv mit dem Thema zu beschäftigen. Und wenn ich es selbst mache, mache ich es vermutlich am Ende auch falsch. Deshalb ist es effizienter, wenn ich eine Firma beiziehe, die das entsprechende Know-how hat. Ich will, dass mein Betrieb sicher dasteht und alles gemacht wurde, was gemacht werden muss. Eine externe Analyse hat überdies den Vorteil, dass wir unsere eigenen Arbeitsabläufe hinterfragen und optimieren konnten. Ausserdem übernahm in unserem Fall die Firma Impunix die Schulung der Mitarbeitenden. Andernfalls hätte ich das machen müssen, aber wir Garagisten sind keine Rechtsgelehrten und haben andere Fähigkeiten.
Wir setzen das um, was wir von den Importeuren erhalten haben? Reicht das nicht?
Das ist nicht einmal der Anfang. Es geht viel weiter, als bei der Ablieferung dem Kunden ein Schreiben auszuhändigen, das einem der Importeur zum Thema Datenschutz überreicht hat. Dieses Schreiben schützt einzig den Importeur gegenüber dem Endkunden. Aber wir müssen den Datenschutz in unserem eigenen Betrieb sicherstellen. Vielen ist gar nicht bewusst, was das überhaupt bedeutet. Deshalb ist es gut, dass derzeit intensiv auf die Herausforderung aufmerksam gemacht wird. Abwarten ist definitiv die falsche Vorgehensweise. Irgendwann haben die Fachleute keine Kapazität mehr. Und wenn es zu einer Anzeige kommt, ist es sowieso zu spät.
Ist es nicht es sehr teuer, wenn ich mir einen Rechtsexperten leiste?
Nutzt die Chance, solange es noch eine Preisermässigung gibt. Vor allem aber ist es immer noch viel günstiger, als später eine Busse bezahlen zu müssen. Natürlich ist es viel Geld, aber es ist aus meiner Sicht sehr sinnvoll investiertes Geld. Eigentlich ist es ähnlich wie mit Kunden, die zu uns kommen und schon selbst am Auto herumgeschraubt haben. Das mögen wir auch nicht besonders, und es bedeutet nicht selten sogar einen grösseren Aufwand. Ähnlich ist es mit dem Datenschutz: Lieber direkt zum Spezialisten.
Würdest du mir den Gang zum Spezialisten empfehlen?
Ja, unbedingt: Erstens haben Volker Dohr und Impunix eine Empfehlung des AGVS und sie sind zweitens sowohl mit der Branche als auch mit dem Thema Datenschutz bestens vertraut. Sie garantieren mir, dass ich vor Bussen geschützt sein werde. Und ich kann mich auf die Unternehmensführung konzentrieren.
Das neue Datenschutzgesetz in der praktischen Umsetzung
Zum Thema Datenschutzgesetz führt der AGVS auch ein Webinar durch. Referenten sind Cornelia Stengel, Geschäftsführerin des Schweizerischen Leasingverbandes und Dozentin an verschiedenen Hochschulen, Luca Stäuble, Rechtsanwalt und Dozent an der Hochschule für Wirtschaft Zürich, sowie Gaspare Loderer, Rechtsanwalt im Bereich Datenschutz. Das Webinar dauert einen halben Tag. Alle weiteren Informationen finden Sie in der AGVS Business Academy
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